Nawiązanie współpracy z dobrym biurem rachunkowym to jedno z najważniejszych zadań dla każdego przedsiębiorcy. Księgowość jest zwyczajnie zbyt rozległą dziedziną, aby zajmować się nią samodzielnie. Wymaga to nie tylko ogromnych nakładów czasu, ale i wiedzy oraz umiejętności. Równocześnie jakiekolwiek niedociągnięcia i błędy w tej dziedzinie mogą skończyć się bardzo poważnymi konsekwencjami.
Wybór właściwego biura rachunkowego nigdy nie jest prostym zadaniem, nawet mimo tego, że nawet w średnich miastach jak Dąbrowa Górnicza spotkamy się z bardzo szerokim wyborem takich ofert. Trzeba przy tym zwracać uwagę na wiele kwestii, które mają ogromny wpływ na to, jak będzie wyglądała taka współpraca. Profil działania biura powinien być dopasowany do charakterystyki danej firmy oraz branży, w której działa.
Czasami pojawia się jednak konieczność zmiany biura rachunkowego, nawet jeśli współpracowaliśmy z nim przez wiele lat. Powody mogą być różne. Niekiedy zmienia się profil naszej działalności, zaczynamy świadczyć usługi o znacznie większym zakresie, przez co dotychczasowa oferta po prostu przestaje być dla nas wystarczająca. Może również dojść do sytuacji, w której jakość usług naszego biura ulega znaczącemu pogorszeniu, co negatywnie wpływa na całą naszą działalność.
Niezależnie od powodów, nigdy nie należy zbytnio zwlekać z decyzją o zmianie biura. Jeśli czujemy, że usługi z których korzystamy nie są dla nas zadowalające, powinniśmy jak najprędzej poszukać nowej oferty. Źle prowadzona księgowość po krótkim czasie może mieć bardzo negatywne konsekwencje dla całej firmy. Okazuje się jednak, że zmiana biura rachunkowego nie jest tak prosta, jak się wydaje.
Znalezienie nowej oferty
Pierwszym krokiem musi być oczywiście znalezienie nowego biura, do którego się przeniesiemy. Jeśli w dotychczasowej ofercie nie odpowiadały nam jakiekolwiek elementy, powinniśmy wykorzystać to doświadczenie i wyciągnąć wnioski dotyczące tego, czego powinniśmy unikać w nowym biurze.
Dobrze jest poświęcić na to jak najwięcej czasu, aby w przyszłości móc uniknąć potrzeby kolejnej zmiany biura. Warto przeanalizować dokładnie swoją współpracę z dotychczasowym biurem i zastanowić się, jakie elementy nie odpowiadały nam w największym stopniu.
Konieczność zmiany biura bardzo często wynika z tego, że w momencie wybierania wcześniejszej oferty przedsiębiorca był po prostu dość niedoświadczony i nie wiedział jeszcze, czego powinien szukać. Nowe biuro powinno być już w pełni dostosowane do charakteru prowadzonej przez siebie działalności.
Najlepszy moment na zmianę biura
Biuro rachunkowe jest odpowiedzialne za ciągłe prowadzenie księgowości naszej firmy. Sprawia to, że nagła jego zmiana jest dość problematyczna i może przynieść sporo bałaganu w papierach. Z tego powodu najlepszym momentem na wybranie nowej oferty jest początek roku podatkowego. Jest to szczególnie dobry pomysł dla firm, które prowadzą działalność na nieco większą skalę, na przykład zatrudniając pracowników.
Oczywiście, biuro rachunkowe można zmienić w dowolnym momencie. Trzeba jednak liczyć się z tym, że w środku roku podatkowego może to być po prostu trudniejsze i bardziej czasochłonne. Nowe biuro może potrzebować nieco czasu na zaznajomienie się z całą naszą dokumentacją i wdrożenie się w naszą księgowość. Przed podjęciem decyzji dobrze jest skonsultować się w tej sprawie z biurem, z którym chcemy nawiązać współpracę. Nie każde biuro będzie chciało podjąć się takiego zadania w środku roku.
Najważniejsze formalności
Pierwszym krokiem powinno być rozwiązanie umowy z dotychczasowym biurem rachunkowym. Trzeba pamiętać o tym, że takie umowy mają zazwyczaj dwumiesięczne wypowiedzenie, przez co nie zostanie ona rozwiązana w chwili podjęcia przez nas takiej decyzji.
Oprócz rozwiązania starej umowy i podpisania nowej trzeba również pamiętać o aktualizacji wpisu w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Rejestr ten zawiera kilka danych o każdym przedsiębiorstwie – między innymi informacje o podmiocie odpowiedzialnym za prowadzenie księgowości firmy.